Modèle de lettre de mission d’intrapreneur :

Objet : Lettre de mission confiée à XXX, bureau XXX, pour le service XXX I


Contexte de la mission

Contexte de la constitution de ce service :

II La mission :

Titulaire :
Date de démarrage :
Durée : 6 mois renouvelables
Quotité : 60% (minimum)
Affectation :
Lieu de réalisation de la mission :

La mission du titulaire a pour objet de conduire la construction d'une solution numérique visant à …

Par la présente lettre de mission, le sponsor confirme dans ces fonctions l’intrapreneur/ l’intrapreneuse sur le service numérique NOM DU SERVICE NUMERIQUE à partir du 12/08/24 et pour une durée indéterminée.

À ce titre, il confirme :

• L'autonomie décisionnelle de l’intrapreneur ou l’intrapreneuse sur l’évolution du service numérique, en veillant à toujours satisfaire les utilisateurs avant celui des administrations et faire croître son adoption ;
• son autonomie et sa responsabilité d’action envers ses utilisateurs, permettant de les contacter, dans les modalités qu’ils auront définies, pour recueillir leurs retours et rentrer dans une logique de co-construction ;
• sa responsabilité vis-à-vis du suivi du budget alloué par le comité d’investissement au projet ;
• Son rôle d’incarnation du service numérique dont il a la responsabilité auprès des parties-prenantes et auprès du grand public lorsque c’est nécessaire.

L’intrapreneur ou l’intrapreneuse rendra compte des avancées du service numérique auprès de vos sponsors au rythme utile pour sa bonne marche, pour la résolution des points de blocage et pour leur information complète. Une note bimestrielle synthétique les informera a minima (et, si nécessaire, le Cabinet) de l’avancée du projet.

La « comitologie » devra être la moins chronophage possible et servir uniquement à la résolution de points de blocage. Le comité d’investissement semestriel, en accord avec la méthodologie de « beta.gouv.fr » comprendra les sponsors, la DINUM (responsable de portefeuille) et les partenaires suivant les besoins. Il définira les objectifs d’impact attendus sur la prochaine période et de mettre en adéquation les besoins nécessaires pour y arriver.

Annexe 1   Rôle des sponsors

1. La mission du sponsor de proximité

• Garantir l’autonomie de l’intrapreneur / l’intrapreneuse et de son équipe dans le respect des objectifs présentés et des contraintes fixées ;
• faciliter la connexion de l’intrapreneur / l’intrapreneuse avec les parties prenantes du projet ;
• assurer le reportage des activités auprès de son directeur général et du Cabinet du MASAF ;
• représenter les intérêts du service numérique auprès de ses instances de direction.
• facilite la connexion de l’intrapreneur / l’intrapreneuse avec la DINUM, les équipes de la « Ruche numérique », les autres « start-ups d’Etat » et les entrepreneurs d’intérêt général ;
• Il a compris le fonctionnement du programme beta.gouv.fr ;
• Appréciation de la conviction : Le sponsor apprécie de se laisser convaincre par les arguments et les résultats, plutôt que d’imposer ses propres idées.

1. La mission du sponsor DG

• Le sponsor est au plus niveau hiérarchique de l’administration portant le projet, par exemple : Présidente, secrétaire générale, directrice de cabinet…
• Il a compris le fonctionnement du programme beta.gouv.fr ;
• Il soutient l’approche beta.gouv.fr : les besoins des utilisateurs avant ceux de l’administration, une équipe autonome, un service qui commence petit et qui grandit et s’améliore en continue au fil des retours des utilisateurs ;
• Il soutient l’expérimentation et valorise le droit à l’erreur.
• Il participe au comité d’investissement pour décider d’arrêter ou de reconduire l’équipe de la Startup d’Etat pour 6 mois ;
• Il accepte de financer le produit numérique. Il peut y avoir des double sponsoring inter ou intra ministériel avec un financement partagé ou non.
• Appréciation de la conviction : Le sponsor apprécie de se laisser convaincre par les arguments et les résultats, plutôt que d’imposer ses propres idées.

Annexe 2.   Rôle de l’incubateur au sein du MASAF

• L’incubateur est garant de l’accompagnement de l’intrapreneur / l’intrapreneuse dans sa montée en compétence grâce à l’accompagnement proposé par le/la coach.e ;
• Les membres transverses de l’incubateur assurent le recrutement de ce profil afin de faire correspondre au mieux le besoin d’accompagnement et au contexte et la phase du produit ;
• Il s’appuie sur la méthodologie beta.gouv.fr pour faire fonctionner les équipes produit et permettre au service d’être livrable rapidement de manière itérative ;
• Il donne accès au marché interministériel qui permet de mettre à disposition des compétences numériques lorsque toutes les conditions sont réunies.

Annexe 3. Rappel de la méthode de création du service numérique

La Ruche Numérique, incubateur de service numérique du MASAF accompagnée la DINUM développent des services publics numériques dans le cadre de projets et de programmes innovants portés par des administrations publiques, en employant la méthode « Startups d’État ». Suivie au quotidien par un coach dédié et pilotée par leurs objectifs d’impact sur la société, cette méthode éprouvée vise à donner une autonomie maximale aux équipes, ainsi détachées du mode traditionnel de gestion de projets et résolument engagées dans l'amélioration continue de leur solution.

Les différentes phases de la méthode de startups d’état :

Une phase d’investigation qui permet d’investiguer un irritant ou un problème de politique publique. afin de confirmer ou non qu’il y a un problème utilisateur. Pendant cette phase l’intrapreneur / l’intrapreneuse est accompagné par un/une coach qui l’accompagne dans le déroulé de cette méthode. Ce temps doit également permettre de comprendre le contexte dans lequel ce problème survient en rencontrant les parties prenantes et les utilisateurs du problème. En fin d’investigation un concept de solution, une cible, et un potentiel d’impact doivent être présentés au comité d’investissement qui va décider si tous les critères de réussite sont presents pour un passage en construction.

Une phase de construction :

Cette phase commence par la constitution de l’équipe produit (un designer, un développeur) . Cette équipe a pour objectif de construire une première solution rapidement qui sera mis à disposition des premiers usagers représentatifs du service afin de voir si cette solution répond bien à  la problématique qui était posée. Par ailleurs, ce service va s’améliorer de manière itérative en fonction des retours utilisateurs et de la recherche d’impact.

Une phase d’accélération :

Recrutement d’un/une chargé de déploiement pour structurer les actions d’acquisition, de rétention – CRM.

Une phase de transfert :

Le service est devenu un service public numérique national disponible pour tous. Il va sortir de l’incubateur et rester en mode produit au sein de la direction métier qui l’a sponsorisée, avec les conditions nécessaires à la continuité de l’évolution du produit pu il peut passer Tierce Maintenance Applicative (ce qui n’est pas le scénario souhaitable).

Chaque phase ou période de la vie du produit est rythmée par les comités d’investissement (tous les 6 mois) dont l’objectif est de vérifier que le service évolue bien en fonction des objectifs qu’il s’est fixé. Le comité est composé des deux sponsors, l’équipe de la Ruche, l’intrapreneur/l’intrapeneuse et le/la coach.

Signatures :