Comprendre comment gérer le budget de ma startup

C’est quoi un marché public ?

marché public = contrat entre un « acheteur public » et un « opérateur économique » (public/privé)

Les règles concernant les marchés publics sont fixées par le Code de la commande publique (liberté d’accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats et transparence des procédures).

• en dessous de 40 K euros : formalisme simplifié, possibilité d’un contrat “sans publicité ni mise en concurrence préalable “
• Passé ce seuil, l'acheteur est dans l'obligation de publier son appel d'offres sur des supports officiels consultés par les entreprises puis d’utiliser les entreprises lauréates suivant un cahier des charges précis.

Quel marché public puis-je utiliser ?

• Jusqu’il y a peu : le marché "coaching", porté par la DINUM. Il n'est pas interministériel : seul la DINUM pouvait y passer des commandes. Nécessité d’avoir une convention pour transférer l’argent de mon ministère vers la DINUM. Il prend fin au 31 octobre.
• Le marché interministériel beta. Accord-cadre interministériel qui permet à l'ensemble des ministères de recruter toutes les compétences nécessaires à la réussite d'une Startup d'Etat (sauf coaching). ( = ma direction peut directement passer la commande)
• A partir de la rentrée, mise en place d’un nouveau marché interministériel dédié au coaching. ( = ma direction peut directement passer la commande)

Il existe d’autres marchés, concluent directement par vos ministères ou référencé à l’UGAP (centrale d'achat public).

Concrètement, comment se passe une commande ?

Je demande un devis, qui sera signé par un agent de l'administration habilité.

Le service compta édite une demande d’achat puis un bon de commande (c’est l’engagement juridique de l’état).

Lorsque la prestation est terminée, le prestataire envoie une facture.

On réalise un document appelé “service fait”, qui certifie que tout est conforme (ou non). Il est signé par un agent de l'administration habilité. Il peut être total ou partiel.

Le service compta peut ensuite payer le prestataire.

Mais ça se complique un peu …

La LOLF, loi relative aux lois de finances, prévoit une double autorisation de l’ensemble des dépenses de l’État, en engagements et paiements.

Quelle différence entre les deux ?

Les autorisations d'engagement (AE) constituent "la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées".

AE = engagement juridique (contrat > bon de commande)

= argent qui me sert à passer un contrat et que je bloque en vue du paiement de ce contrat

Les crédits de paiement (CP) représentent "la limite supérieure des dépenses pouvant être ordonnancées ou payées pendant l’année pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des autorisations d’engagement".

CP = paiement (facture)

= argent qui me sert à payer mon prestataire

Principe : l'autorisation budgétaire donnée par la loi de finances n'est valable que pour une année

Les AE et les CP sont annualisés, c’est à dire qu’ils sont associés à une année comptable (civile).

= attention ! 10 AE 2024 ≠ 10 AE 2025. Ils sont perdus fin 2024.

Dans le cas d'un contrat qui s’étale sur plusieurs, la consommation des CP est échelonnée sur plusieurs “exercices budgétaires”, jusqu'à atteindre le total des autorisations d'engagement initiales.

Ce qui signifie que je peux passer une commande à l’année n et la payer en plusieurs fois sur n, n+1 et N+2 par exemple.

Concrètement ça donne quoi ?

Je fais faire la peinture de mon salon

je demande un devis au peintre > je le signe > il repeint > il me donne sa facture > je le paie avec une seule bourse (mon compte en banque perso)

Je fais faire la peinture de l’incubateur

je demande un devis au peintre > je le signe > il reçoit un bon de commande = je consomme des AE

il repeint > il me donne sa facture > je signe le service fait > je le paie = je consomme des CP

exemple :

L’incubateur a un budget 2024 de 50 000 euros. Il dispose donc de 50K en AE et 50K en CP. souhaite :

• acheter du mobilier pour l’automne qu’il payera à la réception pour 10 000 euros
• commander des formations qui seront faites en 2024 et 2025 pour un montant total de 20 000 € réparti en 10 000 €/an
• faire un événement de lancement payable à l’automne également, pour un montant de 10 000 euros.

Conséquence sur mon budget de ma startup

• L’argent que je reçois est associé à une année précise, il doit être utilisé cette année là. Je dois donc calibrer au mieux ma demande d’argent pour l’utiliser.
• Mon service budgétaire veille à ce que l’ensemble des AE/CP de sa direction soit consommés dans l’année. S’il voit que ce n’est pas le cas, il peut effectuer des remaniements pour les redonner à un autre service qui en a besoin.
• L’argent que je reçois se traduit toujours en AE et en CP. Je dois suivre les deux distinctement dans mon budget car ils ne sont pas toujours répartis pareil (ex: commande de fin d’année).

Calendrier budgétaire

Une année comptable va du 1er janvier au 31 décembre. Les AE et les CP suivent cet exercice comptable.

On peut théoriquement passer une commande jusqu’au 31 décembre pour utiliser ses AE.

Dans la réalité, il faut le temps de faire valider le devis, que la comptabilité l’enregistre dans le logiciel compta (Chorus) et édite le bon de commande.

C’est pour cela qu’on demande à faire passer les dernières commandes fin novembre / début décembre. Vous devez solder vos AE à cette date sinon ils seront perdus définitivement.

Concernant les CP, on souhaite les débloquer au maximum. Si le devis n’est pas fini, vous devez demander une facturation partielle pour consommer les CP utilisés sur l’année en cours.

Ma demande de financement pour ma startup

Chaque année les directions proposent un budget prévisionnel pour l’année suivante.

= besoin d’anticipation pour faire parvenir vos besoins sur l’année n+1

Le budget de l’État est un document établi par le gouvernement et voté par le Parlement qui prévoit et définit les dépenses et les recettes que l’État a le droit d’engager et de percevoir pour l’année à venir.

En début d’année, elles reçoivent le montant réel qui leur a été accordé.

En cas de forte coupe budgétaire, il est possible que votre direction doit réajuster les montants prévisionnels.

= révision du budget, trouver des crédits extérieurs ou de nouveaux partenariats