Les étapes d'une réunion

Dans tout environnement de travail, dans tous les services et pour chaque agent, le temps est une ressource précieuse. Les réunions courtes avec une intention claire s'imposent comme une nécessité pour éviter la comitologie et le manque d'attention des participants. En concentrant les discussions sur des objectifs bien définis et en limitant leur durée, les équipes peuvent maximiser leur efficacité, tout en évitant les dérives bureaucratiques et les pertes de concentration. Ce format permet de maintenir un engagement élevé et de prendre des décisions rapidement, garantissant ainsi que chaque minute passée en réunion soit réellement productive.

Rappelons que le temps d'attention moyen d'un adulte est généralement estimé entre 10 et 20 minutes. Au-delà de cette période, la capacité à se concentrer pleinement sur une tâche ou une discussion tend à diminuer, ce qui peut entraîner une baisse d'efficacité et une augmentation des distractions.

Quelques conseils donc pour cadrer un moment collectif :

A l'ouverture de la réunion :

• Rappeler l'intention de la réunion, éventuellement, faire un tour de table ou visio des attentes et laisser la place à des demandes de clarifications sur les attendus, les livrables et objectifs
• Préciser la durée, le format, les différentes étapes et l'heure de fin
• Attribuer des rôles :
  • Facilitateurice - en général cellui qui a organisé la réunion
  • Gardien-ne du temps (a mandat pour interrompre et prévenir si une partie d'échange dure trop longtemps et peut demander au faciltateurice si temps additionnel)
  • Scribe - prend des notes
  • Gardien-ne de la membrane, du sujet et de l'intention (a mandat pour interrompre si l'échange digresse et demande au scribe de noter le sujet pour le réaborder ultérieurement)
• Météo : faire un petit tour de dépôt de ses énergies individuelles, un temps de centrage,... permet de prendre le temps de revenir au moment présent; quitter la réunion précédente; et se rappeler que nous sommes humain-e-s ;)

il ne s'agit pas forcément de dévoiler les détails de sa vie perso, mais peut-être de partager son état mental et physique actuel. Positif comme négatif. Personnellement, je ne suis pas aussi attentive, disponible et concentrée quand je viens d'enchaîner 5h de visioconférence. Je préfère ainsi rendre visible à mes réunions d'après que ma concentration risque d'être diminuée. Cela permet au groupe de décider ou non d'aménager le format.

NB : lae gardien-ne de la membrane peut être garant-e de l'énergie collective et a mandat pour demander des "prises de température" lors de la réunion si ielle sent la concentration diminuer.

• Clarifier le mode de prise de décision, les mandats de chacun-e (certain-e-s sont décisionnaires, d'autres observateurices,...)

COEUR DE LA REUNION

Clôture

Généralement, la réunion a duré plus de temps que prévu, chacun-e est donc pressé de conclure et de filer à son prochain rdv dont ielle a peut-être raté le début... Pourtant, la déclusion d'une réunion est d'autant plus indispensable qu'en conditionne les prochaines étapes. Je ne sais pas vous, personnellement, rien de plus frustrant pour moi, que quitter une visio sans savoir ce qui a été décidé...

Il est donc important, quelque soit le contexte et la temporalité, de sacraliser les minutes de fin prévue à :

• La liste des prochains petits pas : qui, quoi, quand ?
  • la suite
  • les responsables des prochaines actions
  • les prochains rdvs
• Une rapide rétrospective / prise de hauteur sur le moment :
  • est-ce que les intentions du début ont été remplies ?
  • qu'est-ce qui a bien marché ?
  • au contraire, qu'est-ce qui aurait pu être amélioré ?
• Célébration et clarification des décisions prises
• Remerciement de toustes les participations